一般事務の仕事内容とは？残業が少ない職業の代表格
一般事務の主な仕事内容
一般事務は主に会社内での事務作業を幅広く行う職業です。
売上に関する資料や契約書、必要書類などをパソコン(エクセル・ワードなど)を使用し作成します。
また、電話応対やメール応対、来客への対応などお客様に対しての対応作業なども一般事務のお仕事です。
その他にも郵便物に関する処理や資料整理など社内業務に必要な作業を幅広く行います。
一部大手では庶務中心や総務中心など業務が細分化されているところもあります。
庶務とは部署ごとに配置された事務のことで、上記のような業務をそれぞれの部署の事務作業として業務を行います。
対して総務とは独立した一つの部署として存在し、行事に関する手配や物品発注など会社全体にかかる事務作業を行います。
しかし沖縄県の中小企業の多くは、そのどちらの事務作業も幅広く取り扱うところのほうが多いようです。
コツコツ作業が多く、目立つ業務ではないですが影で会社を支える縁の下の力持ち的役割を担っています。
幅広い仕事内容ではありますが、特別なスキルがなければ出来ないような業務は少なく、
PCの基本操作(Excel・Wordの基本知識やデータ入力等)が可能であれば未経験者歓迎の求人も多く見かけます。
また一般的に残業が少ない職業のためワークライフバランスが取りやすく、
プライベードに重きをおいている方や子育て中の主婦(夫)の方などに人気の職業です。
一般事務で働くメリット・デメリット
一般事務で働くメリット
ワークライフバランスが取りやすい
上記でも説明したとおり一般事務は残業が少なく定時で帰れることが多い職業です。
繁忙期や急な仕事の依頼などがない限り、自分の時間のコントロールがしやすい点が魅力の一つです。
未経験でもチャレンジできる
一般事務は未経験でも採用される可能性があり人気の職業となっています。
その反面、応募も他の職業と比べ多い傾向にあります。
採用率を上げるためには、Excel・Wordなどのソフトスキルやデータ入力のスピードアップなどを常日頃から磨いておくほうが良いでしょう。
他の職種でもよく求められるスキルですので上達しておいて決して損はありません。
基本的なビジネススキルが手に入る
上記で述べたExcel・Wordの操作やデータ入力の他にも、
電話応対やメール応対・来客対応などビジネス上に欠かせない基本スキルが一般事務には詰まっています。
一般事務では他の業界でも通用するスキルを幅広く手に入れることができます。
一般事務で働くデメリット
専門的な知識を得るのは難しい
基本的なビジネススキルが手に入れられる一方で、専門的なスキルを得るのは難しい職業です。
向上心のある方であれば一般事務での基本スキルを伸ばしながら、専門スキルを伸ばす努力をしていくのも良いでしょう。
評価が得られにくい
一般事務は各部署のサポート的役割が多いため、営業職のように売上を上げるなど直接的に評価を受けることが難しいと言われています。
そのため一般事務に関わる経理の知識などを習得し評価を得たり、業務効率の改善などを提案したり積極的な行動を取る必要があります。
また定時で帰りやすいことを利用して別の知識を習得しキャリアアップを目指すのも良いでしょう。
一般事務の仕事に向いている人・向いていない人
一般事務は幅広い業務内容ですが、一つ一つについては単調な仕事が多いためコツコツ作業を進めるのが好きな方に向いている職業です。
また売上などの細かな数字が多いため正確性などが求められます。そのため細かい作業が得意な人のほうが向いているようです。
反対に、同じことを繰り返す作業や細かな作業が苦手な方は向いてないと言えるでしょう。
一般事務の仕事で役立つ資格・スキル
Excel(基本操作)
売上の入力や契約書の入力などにエクセルが使用されています。
多くは会社が準備したフォーマットに沿っての入力ですので基本的な操作ができれば問題ないようです。
Wordなどでのデータ入力
パソコンを使用し、メール文書作成などを行う際にはワードもよく使用されています。
またデータ入力の正確性やスピードなども重要なためタイピングスキルも役立ちます。
電話応対等の接客マナー・コミュニケーション能力
ビジネススキルの基本となるコミュニケーション能力は、電話応対や来客応対に役立てることが出来ます。
また会社内での報連相など色々な人との関わりが多いので必要な能力といえます。
経理関連の資格(日商簿記・給与計算能力等)
タイピングスキルだけでなく、経理関連の知識を持っていると幅広い業務に役立つため、
採用の際、他の求職者との差別化を行うことが出来ます。
◆まとめ
目立つことが少ない一般事務ですが、会社にとっての根幹となる業務を幅広く行っている重要な職業です。
なんといっても魅力はワークライフバランスが取りやすい点が大きな魅力です。
また、幅広い職業に通じるビジネススキルが手に入る職業ですので、一度挑戦してみてはいかがでしょうか。
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